Whistleblowing

Chi può segnalare

Tutto il personale del Gruppo è abilitato ad effettuare segnalazioni. Per personale si intende: “i dipendenti e coloro che comunque operano sulla base di rapporti che ne determinano l’inserimento nell’organizzazione aziendale, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato”, ai sensi di quanto previsto dall’art. 1, comma 1, lettera h-novies) del Testo Unico Bancario. 

Possono inoltre effettuare una segnalazione whistleblowing:

• i lavoratori o collaboratori che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi e svolgono o hanno svolto la propria attività lavorativa presso il Gruppo;
• i fornitori di beni e servizi;
• i liberi professionisti e i consulenti che svolgono o hanno svolto la propria attività lavorativa presso il Gruppo;
• i volontari e i tirocinanti (retribuiti e non retribuiti);
• gli azionisti (persone fisiche);
• le persone con funzione di amministrazione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Che cosa è possibile segnalare

Tramite i canali di whistleblowing possono essere segnalate le violazioni delle norme esterne e interne alla Banca, in particolare per condotta illecita si intende qualsiasi azione o omissione, verificatasi nello svolgimento dell’attività lavorativa, che possa ledere l’interesse pubblico o l’integrità per qualunque Società del Gruppo o per i suoi dipendenti in quanto indirizzata a violare le disposizioni normative disciplinanti l’attività bancaria, finanziaria, nonché le altre normative applicabili al settore.

Si indica di seguito, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, un elenco di taluni ambiti interessati dalle predette normative e di conseguenza suscettibili di segnalazione:

• gestione del portafoglio prodotti;
• pianificazione e sviluppo commerciale;
• gestione dei canali di contatto con la clientela;
• servizi bancari tipici;
• servizi di investimento;
• servizi relativi agli incassi e ai pagamenti;
• gestione contante e valori;
• altre attività ricomprese nella definizione di cui all’art. 10, commi 1,2 e 3, D. Lgs 01/09/1993;
• reati di cui al D.Lgs. 231/2001;
• reati di cui al D.Lgs 231/2007;
• reati di cui al Regolamento UE 596/2014.

Si precisa che non sono inclusi nell’ultimo punto del predetto elenco e non possono di conseguenza costituire oggetto di segnalazione nel perimetro whistleblowing taluni altri ambiti non interessati dalla normativa disciplinante l’attività di settore, tra cui a titolo di esempio:

• eventuali inefficienze organizzative;
• molestie/ stalking;
• rimostranze di carattere personale del segnalante o richieste che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti col superiore gerarchico o colleghi, per le quali occorre fare riferimento alla competente Funzione Personale e Comunicazione interna.

La segnalazione deve contenere le informazioni riguardanti il nominativo del/i soggetto/i o riferimenti della/e struttura/e presunti responsabili della violazione e una breve descrizione della supposta violazione, con indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione, evidenziando anche eventuali soggetti terzi coinvolti, a conoscenza dei fatti o potenzialmente danneggiati. Per facilitare la gestione della segnalazione, è opportuno allegare tutta la documentazione di supporto disponibile.
 

Come fare la segnalazione interna

Il Gruppo mette a disposizione tutte le risorse necessarie per istituire canali di comunicazione specifici, autonomi e indipendenti dalle ordinarie linee di reporting, volto alla raccolta delle segnalazioni e alla corretta gestione dei flussi informativi ad essa collegati.

Al canale mail si rivolgono tutti i segnalanti ad eccezione dei dipendenti (per i quali è stato previsto un canale riservato). La segnalazione può essere effettuata, utilizzando l’indirizzo:

• whistleblowing@ersel.it

Per i dipendenti è stata attivata una procedura informatica finalizzata alla gestione dei sistemi di whistleblowing individuata nell’applicativo “Comunica Whistleblowing”¹, volto alla gestione delle attività legate all’intero processo di segnalazione, tra cui si elencano le seguenti:

• possibilità di utilizzare una casella vocale;
• gestione anonima delle informazioni;
• tutela del soggetto segnalante;
• informativa al soggetto segnalante;
• fase di istruttoria successiva alla segnalazione;
• inoltro di allegati e documenti.

Tramite i canali indicati il segnalante potrà chiedere, con sufficiente preavviso, un incontro di persona al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni.
 

Identità del segnalante

Con riferimento all’eventuale palesamento dell’identità del segnalante, ai sensi della disciplina dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni, non contempla le segnalazioni effettuate con le modalità dell’anonimato in considerazione del fatto che la normativa primaria impone che le stesse possano essere effettuate esclusivamente da soggetti che intrattengono una relazione qualificata con il Gruppo².

In ogni caso, le segnalazioni anonime dovranno essere registrate dal Responsabile dei sistemi interni di segnalazione la documentazione ricevuta dovrà essere conservata. Infatti, Il Decreto prevede che laddove il segnalante anonimo venga successivamente identificato e abbia subito ritorsioni, allo stesso debbano essere garantite le tutele previste per il whistleblower.

Obblighi del segnalante

Il soggetto segnalante è obbligato a dichiarare al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni riguardo un suo eventuale interesse privato collegato agli atti o ai fatti comunicati tramite le segnalazioni.

Protezione del soggetto segnalante

Il Segnalante, nell’ambito della propria attività di segnalazione, non subirà condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali conseguenti la segnalazione medesima (a titolo di esempio: licenziamento, demansionamento, mobbing, ecc., ...) ed ha altresì il diritto, qualora sia ritenuto necessario, di chiedere il trasferimento in altro ufficio. 

La Società si impegna a garantire, laddove ragionevolmente possibile, il soddisfacimento della predetta richiesta di trasferimento. La Società garantisce la riservatezza del segnalante e la confidenzialità delle informazioni ricevute, fatta eccezione per i casi in cui:

• la sua divulgazione sia richiesta dalla normativa nazionale (ad esempio, se sia necessaria perché richiesta dall’Autorità giudiziaria o risulti indispensabile per garantire la difesa del segnalato); 
• la sua divulgazione sia necessaria per prevenire o ridurre danni di particolare gravità alla salute o della sicurezza delle persone. 

È severamente vietata, la divulgazione non autorizzata dell’identità del segnalante ovvero di informazioni contenute nella segnalazione.

Le misure di protezione si applicano anche ai facilitatori ed altri soggetti in stretto legame (di tipo familiare e/o lavorativo) con il segnalante secondo quanto previsto dal D.lgs. n. 24/23.

Informazioni al soggetto segnalante

La Società si impegna ad informare, nei termini previsti dalle proprie politiche interne, il whistleblower riguardo l’avvenuta ricezione e la presa in carico della segnalazione medesima, assicurandosi altresì che il segnalante venga informato, non appena possibile e a prescindere dall’esito delle verifiche svolte, sugli sviluppi del procedimento posto in essere, inclusa la decisione del Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni di archiviare ovvero di trasmettere alle fasi successive il contenuto della segnalazione.

Informazioni al soggetto segnalato

Al fine di garantire la tutela del whistleblower e il corretto svolgimento dei procedimenti di segnalazione, la Società del Gruppo in cui è stato presumibilmente commesso l’illecito, procederà ad informare il soggetto cui la segnalazione si riferisce mediante colloquio o raccomandata, riguardo l’eventuale apertura di un procedimento a suo carico, compatibilmente con la necessità di non compromettere l’attività di analisi e verifica della fondatezza della segnalazione e della relativa raccolta delle prove necessarie al procedimento. 

La Società del Gruppo in cui è stato presumibilmente commesso l’illecito non è tenuta ad informare il soggetto cui la segnalazione si riferisce nel caso di archiviazione della segnalazione.